Stand: Juli 2026
Datenschutzerklärung
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, welche Daten wir beim Betrieb der ColdX-Plattform verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen.
ColdX ist eine Vermittlungsplattform, die Cold-Calling-Agenten und Auftraggeber (Unternehmen) zusammenbringt und die Vergütungsabwicklung übernimmt. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ergibt sich insbesondere aus Nutzerkonten, Agentenprofilen, Bewerbungen, der Kommunikation über die Plattform sowie der Abwicklung von Vergütungen und Auszahlungen.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Plattform im Sinne der DSGVO ist:
- COLDX NETWORK LLC
- 8206 Louisiana Blvd Ne, Ste A #9473
- Albuquerque, New Mexico 87113, USA
- E-Mail: info@coldx.io
2. Welche Daten wir verarbeiten
Je nachdem, wie Sie ColdX nutzen, verarbeiten wir unterschiedliche Kategorien personenbezogener Daten:
2.1 Agentenkonto und -profil
Wenn Sie sich als Agent registrieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Profildaten, damit Auftraggeber Sie finden und bewerten können:
- Name und Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
- Profilangaben wie Skills, Land, Beschreibung und berufliche Stationen
- von Ihnen aufgenommene oder hochgeladene Audio-Vorstellung (Sprachprobe) und Profilfoto
- Zugangsdaten (Passwort wird ausschließlich verschlüsselt gespeichert)
- Zeitpunkt und Version Ihrer AGB-Zustimmung bei der Registrierung
2.2 Telefonnummer und SMS-Verifizierung
Vor der ersten Bewerbung verifizieren wir Ihre Telefonnummer über einen per SMS versendeten Code. Hierzu übermitteln wir Ihre Telefonnummer an unseren Telekommunikationsdienstleister Twilio. Wir speichern die Nummer und den Verifizierungsstatus an Ihrem Konto.
2.3 Bewerbungen und Vermittlung
Im Rahmen einer Bewerbung auf ein Projekt verarbeiten wir die zwischen Agent und Auftraggeber ausgetauschten Daten (Bewerbungsstatus, Anschreiben, übermittelte Profilinhalte) zur Durchführung der Vermittlung.
2.4 Nachrichten / Chat
Die Plattform stellt eine Echtzeit-Chat-Funktion bereit. Die Inhalte und Metadaten Ihrer Nachrichten werden verarbeitet und gespeichert, um die Kommunikation zwischen den Beteiligten zu ermöglichen.
2.5 Vergütung, Auszahlung und Abrechnung
Zur Abwicklung Ihrer Vergütung als Agent verarbeiten wir:
- Vergütungsereignisse (z. B. bestätigte Termine, Anwahlen, Gesprächsminuten, Abschlussprovisionen) mit Beträgen und Status
- Ihre Bankverbindung (IBAN, Kontoinhaber) zur Auszahlung per Banküberweisung über unseren Zahlungsdienstleister Wise
- Abrechnungsdokumente (monatliche Gutschriften, Auszahlungsbelege), die wir aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten speichern
2.6 Identitätsprüfung (KYC)
Vor der ersten Auszahlung führen wir eine Identitätsprüfung per Video-Identifikation über unseren Dienstleister Sumsub durch. Dabei verarbeitet Sumsub in unserem Auftrag Ihr Ausweisdokument, Videoaufnahmen und biometrische Daten zum Abgleich von Gesicht und Dokument (Liveness-Check).
Wir selbst speichern lediglich eine Referenz-ID und das Ergebnis der Prüfung (Status, Zeitpunkt). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO (Betrugs- und Geldwäscheprävention bei Auszahlungen); für biometrische Daten Ihre ausdrückliche Einwilligung im Prüfprozess (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie gegenüber Sumsub erteilen.
2.7 Trainings-Anrufe und KI-Funktionen (Challenges)
Sie können freiwillig Trainingsgespräche gegen einen KI-Sprachbot führen (Challenges). Diese Gespräche werden aufgezeichnet, automatisiert transkribiert und durch KI bewertet. Hierbei setzen wir die Dienstleister Vapi und Microsoft Azure (Sprachverarbeitung) sowie OpenAI (Transkript-Auswertung und Bewertung) ein.
Aufnahmen und Ergebnisse werden an Ihrem Profil gespeichert. Bestandene Challenges sind als Abzeichen für registrierte Auftraggeber sichtbar; eine Aufnahme wird nur dann als Arbeitsprobe hörbar, wenn Sie sie aktiv veröffentlichen. Die Veröffentlichung können Sie jederzeit in Ihrem Profil widerrufen.
2.8 Telefonie-Arbeitsumgebung (Gesprächsdokumentation)
Führen Sie als Agent Anrufe über die Telefonie-Arbeitsumgebung der Plattform, wird Ihre eigene Gesprächsseite zu Zwecken der Dokumentation und Qualitätssicherung aufgezeichnet und automatisiert transkribiert (Dienstleister: OpenAI für die Auswertung, AWS für die Speicherung). Die Gesprächsseite der angerufenen Person wird ausschließlich als Text-Transkript gespeichert; deren Tonspur wird nach erfolgreicher Transkription gelöscht. Verantwortlicher für die Verarbeitung der Lead-Daten ist der jeweilige Auftraggeber (siehe Ziffer 2.9).
2.9 Auftraggeberkonten
Für Auftraggeber verarbeiten wir Account- und Kontaktdaten, Rechnungsdaten (Firma, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), Guthaben-Transaktionen und Abrechnungsbelege. Soweit wir Lead-Daten im Auftrag von Auftraggebern verarbeiten, geschieht dies als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags (/avv); datenschutzrechtlich Verantwortlicher für diese Daten ist der jeweilige Auftraggeber.
2.10 E-Mails (Transaktions- und Bestandskunden-Mails)
Wir senden Ihnen transaktionale E-Mails (z. B. Bestätigungscodes, Statusänderungen Ihrer Bewerbungen, Abrechnungen) sowie — als registriertem Nutzer — gelegentliche Hinweis-E-Mails zu Ihrer Kontonutzung (z. B. unvollständiges Profil, neue passende Projekte). Letzteren können Sie jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder unter /abmelden widersprechen.
2.11 Server-Logs und Cookies
Beim Aufruf der Plattform werden technisch erforderliche Daten verarbeitet (z. B. IP-Adresse, Browsertyp, Zeitpunkt der Anfrage). Für die Anmeldung und den Betrieb setzen wir technisch notwendige Cookies bzw. Session-Token ein. Zu optionalen Marketing-Cookies siehe Ziffer 5.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf einer gesetzlichen Grundlage:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – zur Bereitstellung der Plattform, Verwaltung Ihres Kontos, Durchführung der Vermittlung sowie Abwicklung von Vergütung, Auszahlung und Abrechnung.
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten sowie Pflichten zur Betrugs- und Geldwäscheprävention.
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – zur Sicherstellung eines stabilen und sicheren Betriebs, zur Missbrauchs- und Betrugsprävention sowie für Hinweis-E-Mails an registrierte Nutzer (berechtigtes Interesse).
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – soweit Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben, etwa für Marketing-Cookies (Ziffer 5) oder die Veröffentlichung von Trainings-Aufnahmen.
4. Sichtbarkeit Ihrer Profildaten
Als Agent stellen Sie Ihr Profil bewusst zur Vermittlung bereit. Ihre Profilinhalte – einschließlich Audio-Vorstellung und Profilbeschreibung – sind für auf der Plattform registrierte Auftraggeber einsehbar.
Bestimmte Stellen- und Jobseiten können öffentlich zugänglich sein (z. B. zu Zwecken der Auffindbarkeit über Suchmaschinen). Persönliche Profildaten von Agenten werden dort nicht ungeschützt veröffentlicht.
5. Cookies, Tracking und Werbung (Meta Pixel)
Für den Betrieb der Plattform setzen wir technisch notwendige Cookies ein (z. B. Session-Token für die Anmeldung, Speicherung Ihrer Cookie-Entscheidung). Diese bedürfen keiner Einwilligung.
Nur mit Ihrer Einwilligung (Cookie-Banner) setzen wir darüber hinaus Marketing-Technologien ein: das Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd. / Meta Platforms Inc., USA) zur Messung und Verbesserung unserer Werbeanzeigen sowie ein First-Party-Cookie („cx_attribution“, Speicherdauer 90 Tage), das die Herkunft Ihres Besuchs (z. B. Kampagnen-Parameter, Klick-IDs) festhält. Bei der Registrierung übermitteln wir in diesem Fall zusätzlich serverseitig Conversion-Ereignisse an Meta (Conversions API); dabei werden Kennungen wie E-Mail-Adresse oder Telefonnummer ausschließlich in gehashter Form übertragen.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TTDSG). Sie können Ihre Entscheidung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich der Seite ändern. Ohne Einwilligung findet kein Marketing-Tracking statt.
6. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Zur Bereitstellung der Plattform setzen wir folgende sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten weisungsgebunden in unserem Auftrag verarbeiten (Auftragsverarbeiter) bzw. an die wir Daten zur Vertragserfüllung übermitteln:
- Sumsub (Sum and Substance Ltd., UK) – Identitätsprüfung vor Auszahlungen (Ausweis, Video, Biometrie)
- Wise (Wise Europe SA, Belgien / Wise-Gruppe) – Auszahlung von Vergütungen und Zuordnung von Zahlungseingängen (Name, IBAN, Referenzen)
- Twilio Inc. (USA) – SMS-Versand zur Telefonnummern-Verifizierung und Telefonie-Infrastruktur
- Meta Platforms (Irland/USA) – Meta Pixel und Conversions API, nur mit Ihrer Einwilligung (Ziffer 5)
- Vapi / Microsoft Azure (USA/EU) – KI-Sprachbot für freiwillige Trainings-Anrufe
- OpenAI (USA) – automatisierte Auswertung von Transkripten (Bewertung von Trainings-Anrufen, Gesprächsdokumentation)
- Amazon Web Services (AWS) – Speicherung von Dateien (Audio, Fotos, Abrechnungs-PDFs)
- E-Mail-Versanddienstleister – Zustellung transaktionaler und Hinweis-E-Mails
7. Datenübermittlung in Drittländer
Der Betreiber ist eine US-amerikanische Gesellschaft; zudem sitzen einzelne der in Ziffer 6 genannten Dienstleister in den USA oder im Vereinigten Königreich. Im Rahmen des Betriebs kann es daher zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der EU/des EWR kommen.
Wir stützen solche Übermittlungen auf geeignete Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln (SCC), Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission (Vereinigtes Königreich) sowie – soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist – das EU-U.S. Data Privacy Framework.
8. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Insbesondere gilt: Abrechnungs- und Buchhaltungsunterlagen (Gutschriften, Belege, Transaktionsdaten) bewahren wir für die Dauer der gesetzlichen Fristen (bis zu 10 Jahre) auf. Daten zur Identitätsprüfung werden nach den einschlägigen gesetzlichen Vorgaben zur Geldwäscheprävention gespeichert. Chat- und Profildaten speichern wir grundsätzlich bis zur Löschung Ihres Kontos.
Ihr Konto können Sie in den Profileinstellungen selbst löschen, sobald keine offenen Vergütungen, ausstehenden Abrechnungen oder aktiven Projekte bestehen — oder die Löschung jederzeit formlos verlangen (z. B. per E-Mail an info@coldx.io; Umsetzung innerhalb eines Monats). Profil-, Kontakt- und Bankdaten, Aufnahmen und Chat-Verläufe werden dabei gelöscht oder anonymisiert; Daten mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht bleiben bis zum Ablauf der jeweiligen Frist gespeichert.
9. Ihre Rechte
Ihnen stehen als betroffene Person jederzeit folgende Rechte zu:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
10. Widerruf, Widerspruch und Beschwerde
Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — für Cookies und Tracking über die „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich, für Hinweis-E-Mails über den Abmeldelink bzw. /abmelden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an info@coldx.io. Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
