Datenschutz- und Auftragsverarbeitungsvereinbarung für ColdX-Agenten

(1) Der Agent verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich zur Durchführung der ihm von ColdX zugewiesenen Projekte.

(2) Die Verarbeitung kann insbesondere umfassen:

a) Einsicht in Lead- und Kontaktdaten,

b) telefonische Kontaktaufnahme,

c) Qualifizierung,

d) Dokumentation des Gesprächsergebnisses,

e) Terminierung,

f) Eingabe von Gesprächs- und Statusinformationen sowie

g) sonstige ausdrücklich projektbezogen zugelassene Verarbeitungen.

(3) Der Agent erhält kein Recht, personenbezogene Daten für eigene Zwecke zu verwenden.

(1) Der Agent verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung von ColdX.

(2) Weisungen ergeben sich insbesondere aus

a) dieser Vereinbarung,

b) den Agenten-AGB,

c) den jeweiligen Projektbedingungen,

d) innerhalb der Plattform angezeigten Vorgaben sowie

e) sonstigen dokumentierten Weisungen von ColdX.

(3) Der Agent darf insbesondere nicht eigenmächtig

a) Zwecke der Verarbeitung ändern,

b) zusätzliche Daten erheben,

c) Leads für eigene Akquise verwenden,

d) Daten an Dritte weitergeben oder

e) die Daten für andere Auftraggeber verwenden.

(4) Hält der Agent eine Weisung für datenschutzrechtlich unzulässig, hat er ColdX unverzüglich zu informieren und die betreffende Verarbeitung bis zur Klärung auszusetzen, soweit dies erforderlich ist.

(1) Sämtliche personenbezogenen Daten, Lead-Daten, Gesprächsinformationen und nicht öffentlichen Projektinformationen sind vertraulich.

(2) Der Agent verpflichtet sich, diese Informationen ausschließlich für das jeweilige ColdX-Projekt zu verwenden.

(3) Die Vertraulichkeitspflicht gilt auch nach Beendigung eines Projekts und der Zusammenarbeit mit ColdX fort.

(4) Beschäftigt der Agent zulässigerweise eigene Personen, dürfen diese nur nach vorheriger Genehmigung durch ColdX Zugriff erhalten und müssen mindestens gleichwertig zur Vertraulichkeit verpflichtet werden.

(1) Die zentralen personenbezogenen Datenbestände werden auf der von ColdX vorgesehenen Infrastruktur mit Serverstandort Deutschland gespeichert.

(2) Der Agent erhält ausschließlich einen projektbezogenen Remote-Zugriff auf die für ihn erforderlichen Daten.

(3) Der Agent ist nicht berechtigt,

a) vollständige Leadlisten herunterzuladen,

b) personenbezogene Daten dauerhaft lokal zu speichern,

c) Daten in private Tabellen, CRM-Systeme oder Notizsysteme zu übertragen,

d) personenbezogene Daten in private Cloudspeicher hochzuladen,

e) Daten über private Messenger zu versenden,

f) personenbezogene Inhalte durch Screenshots oder Bildschirmaufzeichnungen dauerhaft zu vervielfältigen, soweit dies nicht ausdrücklich für einen konkreten Zweck genehmigt wurde,

g) Zugangsdaten mit anderen Personen zu teilen.

(4) Temporäre technische Verarbeitungen auf dem Endgerät dürfen nur im technisch erforderlichen Umfang stattfinden.

(5) Der Agent hat sämtliche noch vorhandenen temporären Daten nach Wegfall des jeweiligen Verarbeitungszwecks zu löschen.

Der Agent verpflichtet sich,

(1) nur von ihm kontrollierte und ausreichend geschützte Endgeräte zu verwenden;

(2) Betriebssystem und sicherheitsrelevante Software aktuell zu halten;

(3) angemessenen Schutz vor Schadsoftware und unberechtigten Zugriffen einzusetzen;

(4) das Endgerät durch eine angemessene Zugangssperre zu schützen;

(5) das Gerät bei Nichtbenutzung zu sperren;

(6) Zugangsdaten vertraulich aufzubewahren;

(7) ausschließlich die von ColdX freigegebenen Zugriffswege und Anwendungen zu verwenden;

(8) Sicherheitsmechanismen von ColdX nicht zu umgehen oder zu deaktivieren.

(1) Der Agent darf nur diejenigen Daten einsehen und verarbeiten, die für das konkrete Projekt und die jeweilige Aufgabe erforderlich sind.

(2) Eine eigenständige Anreicherung der Lead-Daten durch den Agenten ist nur zulässig, wenn dies ausdrücklich Bestandteil der Projektbedingungen ist.

(3) Nicht erforderliche personenbezogene Angaben dürfen nicht in Freitextfeldern oder Gesprächsnotizen dokumentiert werden.

(4) Besondere Kategorien personenbezogener Daten dürfen nicht gezielt erhoben werden, soweit ColdX dies nicht für einen konkreten, rechtlich geprüften Anwendungsfall ausdrücklich freigegeben hat.

(1) Der Agent darf ausschließlich die von ColdX freigegebenen Funktionen zur Gesprächsdokumentation, Transkription oder Aufnahme verwenden.

(2) Eigene, heimliche oder sonst nicht autorisierte Gesprächsaufnahmen sind untersagt.

(3) Der Agent darf keine privaten Aufnahmeprogramme, Mobiltelefone, Diktiergeräte oder sonstigen externen Aufzeichnungsdienste für ColdX-Gespräche einsetzen.

(4) Einwendungen oder Verweigerungen einer erforderlichen Einwilligung sind entsprechend den Projektvorgaben zu beachten.

(1) Der Agent informiert ColdX unverzüglich, spätestens innerhalb von 12 Stunden nach Kenntniserlangung, über einen tatsächlichen oder vermuteten Datenschutz- oder Sicherheitsvorfall.

(2) Dies betrifft insbesondere

a) Verlust eines Endgeräts,

b) kompromittierte Zugangsdaten,

c) unberechtigte Zugriffe,

d) versehentliche Weitergabe personenbezogener Daten,

e) Schadsoftware,

f) Fehlversand,

g) unzulässige lokale Speicherung sowie

h) sonstige mögliche Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten.

(3) Der Agent teilt ColdX sämtliche ihm verfügbaren Informationen mit, die zur Bewertung und Bearbeitung des Vorfalls erforderlich sind.

(4) Der Agent trifft unverzüglich angemessene Maßnahmen zur Begrenzung des Schadens und folgt den weiteren Weisungen von ColdX.

(5) Der Agent informiert betroffene Personen, Kunden oder Datenschutzbehörden nicht eigenständig, soweit hierzu keine zwingende gesetzliche Verpflichtung besteht.

Der Agent unterstützt ColdX im erforderlichen Umfang insbesondere

a) bei Betroffenenanfragen,

b) bei Berichtigungs- und Löschanfragen,

c) bei Datenschutzvorfällen,

d) bei internen Untersuchungen,

e) bei Datenschutz-Folgenabschätzungen,

f) bei Auskunfts- und Nachweispflichten sowie

g) bei Prüfungen durch Kunden oder Behörden,

soweit die Verarbeitung des Agenten betroffen ist.

(1) Der Agent darf ohne vorherige ausdrückliche Genehmigung von ColdX keine weiteren Personen oder Dienstleister einsetzen, die Zugriff auf personenbezogene ColdX- oder Kundendaten erhalten.

(2) Insbesondere ist die Weitergabe von Zugangsdaten oder die selbständige Beschäftigung weiterer Call-Center-Agenten für ein ColdX-Projekt ohne Genehmigung untersagt.

(3) Genehmigt ColdX einen weiteren Auftragsverarbeiter, muss der Agent diesem mindestens gleichwertige datenschutzrechtliche Verpflichtungen auferlegen.

(4) Der Agent bleibt gegenüber ColdX für die Erfüllung der Verpflichtungen des von ihm eingesetzten weiteren Auftragsverarbeiters verantwortlich.

(1) Soweit der Agent aus einem Staat außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums auf personenbezogene Daten zugreift, erfolgt der Zugriff nur nach Herstellung der erforderlichen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen.

(2) Der Agent erkennt an, dass die Speicherung der Daten auf Servern in Deutschland die datenschutzrechtlichen Anforderungen an einen Drittlandzugriff nicht entfallen lässt.

(3) Soweit kein anwendbarer Angemessenheitsbeschluss besteht, werden die erforderlichen geeigneten Garantien gemäß Art. 46 DSGVO geschaffen.

(4) Hierzu werden, soweit einschlägig, die Standardvertragsklauseln gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 verwendet.

(5) Soweit ColdX hinsichtlich der betreffenden Daten selbst Verantwortlicher und der Agent Auftragsverarbeiter ist, wird grundsätzlich das hierfür einschlägige Modul 2 – Verantwortlicher an Auftragsverarbeiter verwendet.

(6) Soweit ColdX selbst Auftragsverarbeiter eines Kunden und der Agent weiterer Auftragsverarbeiter ist, wird grundsätzlich Modul 3 – Auftragsverarbeiter an Auftragsverarbeiter verwendet.

(7) Der Agent verpflichtet sich zur Mitwirkung an erforderlichen Transfer Impact Assessments und zur Einhaltung zusätzlicher Schutzmaßnahmen.

(8) Der Agent darf personenbezogene Daten nicht eigenständig in weitere Staaten übertragen oder dort anderen Personen zugänglich machen.

Der Agent verpflichtet sich mindestens zu folgenden Maßnahmen:

(1) ColdX ist berechtigt, die Einhaltung dieser Vereinbarung in angemessenem Umfang zu überprüfen.

(2) Der Agent stellt hierfür auf Anfrage erforderliche Informationen und Nachweise zur Verfügung.

(3) ColdX kann insbesondere die Bestätigung verlangen, dass

a) keine dauerhafte lokale Datenspeicherung erfolgt,

b) das verwendete Endgerät angemessen geschützt ist,

c) keine unbefugten Dritten Zugang erhalten und

d) erforderliche Löschungen vorgenommen wurden.

(4) Bei konkreten Sicherheits- oder Datenschutzbedenken kann ColdX den Zugriff des Agenten auf personenbezogene Daten bis zur Klärung vorläufig sperren.

(1) Mit Beendigung eines Projekts endet grundsätzlich die Berechtigung des Agenten zur Verarbeitung der betreffenden personenbezogenen Daten.

(2) Der Agent hat etwaige ausnahmsweise lokal vorhandene Kopien oder temporäre Daten unverzüglich und dauerhaft zu löschen.

(3) Ein Zurückbehaltungsrecht an personenbezogenen Daten besteht nicht.

(4) ColdX kann eine Bestätigung der Löschung verlangen.

(5) Nach Beendigung des Agentenvertrags sind sämtliche Zugangsmöglichkeiten unverzüglich einzustellen.

(1) Der Agent haftet nach den gesetzlichen Vorschriften für schuldhafte Verstöße gegen seine datenschutzrechtlichen und vertraglichen Verpflichtungen.

(2) Der Agent stellt ColdX von berechtigten Ansprüchen Dritter frei, soweit diese auf einer vom Agenten schuldhaft verursachten Verletzung dieser Vereinbarung beruhen.

(3) Dies gilt insbesondere bei

a) eigenmächtiger Datennutzung,

b) unerlaubter Weitergabe,

c) unzulässiger lokaler Speicherung,

d) unbefugten Aufzeichnungen,

e) Weitergabe von Zugangsdaten oder

f) Einsatz nicht genehmigter weiterer Personen.

(4) Die Freistellung gilt nicht, soweit der Schaden auf einer von ColdX zu vertretenden Pflichtverletzung beruht.

(1) Diese Vereinbarung gilt ab dem Zeitpunkt, zu dem der Agent erstmals Zugriff auf personenbezogene Daten im Rahmen eines ColdX-Projekts erhält.

(2) Sie gilt für die Dauer der Agentenbeziehung.

(3) Vertraulichkeits-, Lösch-, Haftungs- und Nachweispflichten bestehen ihrem Zweck entsprechend über die Beendigung hinaus fort.

(1) Diese Vereinbarung ergänzt die Agenten-AGB und die jeweiligen Projektbedingungen.

(2) Soweit personenbezogene Daten betroffen sind, geht diese Datenschutzvereinbarung widersprechenden Regelungen der Agenten-AGB vor.

(3) Soweit Standardvertragsklauseln anwendbar sind, gehen deren Regelungen hinsichtlich ihres Gegenstands dieser Vereinbarung vor.

(4) Die tatsächliche datenschutzrechtliche Rolle der Parteien bleibt maßgeblich.

Verarbeitung: Projektbezogene Bearbeitung von Leads und Geschäftskontakten.

Daten: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Funktion, Geschäftsadresse, Lead- und CRM-Informationen, Kommunikations- und Statusdaten, Gesprächsergebnisse und Terminangaben.

Betroffene: Leads, Interessenten, geschäftliche Ansprechpartner sowie gegebenenfalls bestehende Kunden.

Zweck: Durchführung der dem Agenten von ColdX übertragenen Akquise-, Qualifizierungs- und Terminierungsleistungen.

Speicherort der zentralen Datenbestände: Deutschland.

Agentenzugriff: Projektbezogener Remote-Zugriff aus dem Ansässigkeitsstaat des Agenten.

Lokale Speicherung durch Agent: Nicht zulässig, soweit nicht im konkreten Einzelfall ausdrücklich und dokumentiert freigegeben.

Agent: [Name / Firma]

Ansässigkeits- und Zugriffsland: [beispielsweise Türkiye]

Datenexporteur: COLDX NETWORK LLC beziehungsweise nach Maßgabe des konkreten Transfers die entsprechend in den SCC bezeichnete Partei.

Datenimporteur: Agent.

Transfermechanismus: [Standardvertragsklauseln Modul 2 / Modul 3 / Angemessenheitsbeschluss / anderer zulässiger Mechanismus]

Speicherung im Drittland: Keine reguläre dauerhafte Speicherung vorgesehen.

Art des Zugriffs: Remote-Zugriff auf Datenbestände mit Serverstandort Deutschland.

Zusätzliche Maßnahmen: Projektbezogene Berechtigungen, Verbot lokaler Speicherung und Exporte, Vertraulichkeitsverpflichtung, Endgerätesicherheit, Protokollierung auf Plattformseite und unverzügliche Incident-Meldung.